Strategie realiseren met Obeya

Haal je elk jaar weer het stof van je oude jaarplannen? Wil je dit jaar actief je strategie waarmaken? Gebruik een Obeya als visueel hulpmiddel om je doelen te realiseren. Het is geschikt voor dynamische omgevingen zoals als MT’s en complexe programma’s.

Impact op: Meetbaar resultaat, snelle besluitvorming, sturen op urgent en op belangrijk, leiderschap, succesvol werken met KPI's/OKR's, consistente informatievoorziening in de organisatie.

Image by Tod S

Standaard opbouwtraject (3 mnd)

Voor MT's of programmateams die op strategisch niveau functioneren, en die een vliegende start willen maken met Obeya.

1. Training 

Maak kennis met de Obeya, en pas de principes toe op jullie eigen organisatie. Resultaat: Aan het einde van de training een ingevulde Obeya en ervaring opgedaan met het gebruik van de routines in jullie eerste Obeya run.

Looptijd: 2 - 3 dagen

2. Coaching on the job 

Begeleiding van de Obeya runs, coaching van de leidinggevende en voorzitter(s).

Looptijd: 1 uur per Obeya run, 5-10x

3. Kwartaalsessie 

Terugkijken, verbeteringen identificeren en doelstellingen aanpassen op basis van voortschrijdend inzicht. Vervolgens verwerken we die in de Obeya, zodat je het komende kwartaal weer een vliegende start maakt.

Looptijd: 0,5 -1 dag

Vertel me meer in een verkennend gesprek!

Agile opbouwtraject (3 mnd)

Ligt er een gedegen meerjarenplan en wordt de voortgang op de doelstellingen regelmatig geproken? Dan kun je ook op de ‘Agile’ manier je Obeya inrichten.

1. Kickstart training Obeya 

Kennismaken met de structuur, inpassen van beschikbare informatie. Oefen met de eerste Obeya run.

Looptijd: 1 dag

2. Coaching en training on the job: Iedere run worden de Obeya principes uitgediept in een kort blokje training, en direct in praktijk toegepast. De runs duren hierdoor wat langer dan bij een standaard opbouwtraject. Coaching leidinggevende en voorzitter(s).

Looptijd per Obeya run: 1,5 uur, 5-10x

3. Kwartaalsessie

Terugkijken, verbeteringen identificeren en doelstellingen aanpassen op basis van voortschrijdend inzicht. Vervolgens verwerken we die in de Obeya, zodat je het komende kwartaal weer een vliegende start maakt.

Looptijd: 0,5-1 dag

Vertel me meer in een verkennend gesprek!

Image by Azzedine Rouichi
 

Achtergrond over Obeya: Wat is het en hoe gebruik je het?

Een Obeya is een fysieke of digitale ruimte waarin stuurinformatie rond doelstellingen van de organisatie bij elkaar komt. De ruimte stelt het team in staat geïnformeerde beslissingen te nemen en de consequenties ervan te overzien. 

In het opzetten van een Obeya gaan informatie op de muur en teamdynamiek als Yin en Yang met elkaar samen. Een strakke de inrichting van beschikbare stuurinformatie in de (digitale) ruimte helpt het team te begrijpen waaraan het werkt en waar het op moet bijsturen. Anderzijds bepaalt de teamdynamiek hoe goed de beschikbare informatie gebruikt wordt. Is het team in staat tot de kern te komen, de juiste vragen te stellen en dialogen te voeren?

Op de muur

De fysieke (of digitale) ruimte bestaat uit 3 onderdelen met elk een eigen doel en invuling.

1. Doelenmuur Deze wordt gebruikt om in 1 of 2 stappen een breakdown van meerjaren doelstellingen naar kwartaaldoelstellingen te maken. Bezield, gedragen, concreet en meetbaar.

2. Stuurmuur Geeft weer wat er gebeurt in de organisatie om de kwartaaldoelstellingen te halen. Per doelstelling hangt er informatie in de vorm van KPI’s, planningen, projecten of een portfolio. Ieder item loopt óf op schema (groen), óf heeft een afwijking (rood).

3. Escalatiemuur Op deze muur hangt stuurinformatie over hoe het team bijstuurt op gesignaleerde afwijkingen. Verbeter ideeën, escalaties, aandachtspunten voor het team, etc.

In het team

Zonder goed teamwork is een Obeya als een hark in de schuur- het doet niets. In een Obeya bespreekt het team middels een vaste routine de voortgang op de door hen gestelde doelen, meestal binnen 30 - 45 minuten. Ieder teamlid is eigenaar van een aantal doelstellingen, en is komt voorbereid naar de bijeenkomst. Tijdens de Obeya wordt op 2 manieren gestuurd:

1. Informeren Ieder teamlid kan het team informeren over voortgang in zijn of haar doelen. Dit kan zijn omdat het teamlid achter loopt op target, of omdat er successen te delen zijn. Informatie wordt alleen gedeeld als het relevant is voor de andere teamleden.

2. Besluiten Ieder teamlid kan besluiten voorbereiden die genomen kunnen worden. Inhoudelijke afstemming over de richting gebeurt vóór de Obeya, tijdens de Obeya kan een voorgesteld besluit worden genomen, óf terug naar de tekentafel als er nog ‘gaten’ worden ontdekt. Er worden dus geen inhoudelijke discussies gevoerd!

Elke Obeya run wordt afgesloten met een evaluatie: Wat leerde deze run het team over het gebruik van de stuurinformatie en hun eigen teamdynamiek? Welke les en kleine verbetering kan het team meenemen voor volgende run?

Meer weten over strategie realiseren met Obeya of meer over ervaring in praktijk horen?

Obeya_breed.JPG